Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer
Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi
sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu
yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi
dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah
data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.
A. Database
Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di
dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa mengguakan suatu
program computer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut, dan
merepresentasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama
sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudasi) yang tidak perlu, sedangkan
konsep dasar dari database kumpulan dari catatan-catatan atau potongan dari
pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan struktur dari jenis fakta yang
tersimpan di dalamnya, penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek
yang diwakili suatu database dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak
cara mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database. Model yang umum
digunakan sekarang adalah model relasional yaitu mewakili semua informasi dalam
bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan.
Ketika
perusahaan mengadopsi konsep database, hirarki data menjadi:
• database
• file
• catatan
• elamen data
File-file tersendiri dapat tetap
ada, mewakili komponen -komponen utama dari database namun organisasi fisik
dari data tidak menghambat pemakai. Tersedia berbagai cara untuk
mengintegrasikan isi dari file-file yang memiliki hubungan logis.
Struktur Data Base
Integrasi logis file dapat dicapai
secara eksplisit atau secara implicit.
• Hubungan eksplisit
inverted index dan link field
menetapkan hubungan eksplisit antara data yang terintefrasi secara logis dalam
file yang sama. Suatu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara
catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan-catatan tersebut
dalam suatu hirarki. Ini disebut struktur hirarkis. Dalam struktur seperti ini,
setiap catatan pada satu tingkat dapat dihubungkan ke berbagai catatan yang
setingkat lebih rendah. Catatan yang memiliki anak disebut parent dan anak
catatan itu sisebut children.
• Hubungan implicit
Pada awal 1970-an Edgar f. Codd dan
C.J. Date, keduanya dari IBM tetapi bekerja secara terpisah, mengembangkan
statu pendekatan untuk menetapkan hubungan antar catatan yang tidak harus dinyatakan
secara eksplisit. Link field khusus tidakperlu disertakan dalam catatan.
Pendekatan Codd dan Date dinamai struktur relasional, dan menggunakan hubungan
implicit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari
catatan data yang telah ada. Keuntungan utama dari struktur relasional bagi
CBIS adalah fleksibelitas yang ditawarkanya dalam rancangan dan penggunaan
database. Pemakai dan spesialis informasi dibebeskan dari keharusan
mengidentifigasi semua informasi yang diperlukan sebelum menciptakan database.
Tipe-tipe Data Base:
a. Operational DataBase
DB menyimpan data detail yang
dibutuhkan untuk mendukung operasi dari entire organization.
b. Analytical DataBase
Menyimpan data dan information
extrated dari operational yang diseleksi dan external DB. Meliputi data dan
informasi yang banyak dibutuhkan oleh manajer organisasi dan end user.
c. Data WareHouse
Merupakan pusat data sentral yang
ditampilkan dan diintegrasikan sehingga dapat digunakan oleh manajer dan user
professional untuk macam-macam analisis bisnis, penelitian pasar dan decision
support.
d. Distributed DataBase
e. End User DataBase
Data Base terdiri dari variasi data
yang dikembangkan oleh end user pada workstation.
f. HyperMedia DataBase
g. External DataBase
Bentuk Data Base:
1.
Hierarchical DataBase : Biasa digunakan
untuk jaringan komunikasi data yang
berupa hierarchi/tree. Dasar hierarchi Data base berusaha
untuk menggambar realita dalam sebuah organisasi
kebentuk data komputer.
2.
Network DataBase : Network DB
dibuat karena jaringan komunikasi memiliki topology Mesh, shg membutuhkan
bentuk ini. Network Data Base
memiliki struktur file yang sama, sehingga file yang satu dapat mengetahui /
mendapatkan informasi file yang lain dengan benar.
3. Relational DataBase : Bentuk DB yang paking Fleksibel dan
terbuka. Biasanya digunakan pada local saja.
Kriteria DataBase:
1. Struktur filenya memudahkan untuk
mengcutkan suatu record dengan record lainnya.
2. Penggabungan file secara menyilang dimungkinkan, sehingga record yang
sebelumnya bebas karena biasa digabung dan diproses bersama secara otomatis.
3. File program/datanya bersifat
bebas, sehingga memudahkan untuk pemutakhiran dan perawatan DB.
4. Memilih rumusan bersama (common
definition) dalam kaitannya dengan definisi data, format record dan berbagai
jenis deskripsi lainnya.
5. Memiliki DBMS untuk mengelola
data.
6. Kamus Data
7. Memiliki memori akses langsung
yang besar untuk memuat data DBMS.
8. Memiliki program dan piranti
komunikasi yang canggih, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data secara
serempak.
9. Memiliki teknik-teknik penyalinan
(back up), penghidupan kembali (restart) dan perolehan kembali (recovery) yang
canggih yang dapat merekrontuksi kembali file-file DB jika ada data yang
rusak/hilang.
10. Adanya Query Language.
Manajerial
DataBase Meliputi :
1. System Intelegent
Untuk perencanaan strategis, baik dalam substansi jumlahnya maupun sifatnya
bagi kegiatan manajemen puncak.
2. Masalah-masalah management khusus
3. Model Manajemen
4. Tugas Kunci system informasi
Perangkat
lunak data base
Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik
eksplisit maupun implicit disebut system manajemen database( datavase
management system ) DBMS. IDS dari General Electric adalaj contoh pertamanya
dan kemudian diikuti oleh sejumlah usaha serupa dari pemasok perangkat keras
dan perangkat lunak lain. Contoh DBMS yang menggunakan struktur hirarkis adalah
IMS (Infirmation Management System) dari IBM dan System 2000 dari Intel.
Menciptakan database
Proses menciptakan database mencakup tiga langkah utama, yaitu;
• Menentukan kebutuhan data, meliputi pendekatan berorientasi proses,
pendekatan model perusahaan.
• Menjelaskan data, dengan cara system kamus data, data description language.
• Memasukan data
Pengelola database
Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut
pengelola database atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat bidang utama;
• Perencanaan database, mencakup sama dengan para manajer untuk mendefinisikan
skema perusahaan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka.
Selain itu juga perperan penting dalam memilih DBMS.
• Penerapan database, terdiri dari menciptakan data base yang sesuai dengan
DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur
penggunaaan database.
• Operasi database, mencakup menawarkan program pendidikan kepada
pemakai datavase dan menyediakan bantuan saat diperlukan.
• Keamanan database, meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan
statistic yang disediakan DBMS. Selain itu juga memastikan bahwa data base
tetap aman.
B. Pengolahan Data
Data adalah suatu
penggambaran fakta , pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan
diolah oleh manusia atau mesin.
Contoh : data berupa angka , karakter, alphabet, simbol,
gambar, suara dll
Tujuan
dan Fungsi Pengolahan Data
Tujuan
Pengolahan Data :
Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya
menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).
Fungsi dasar
Pengolahan Data :
1. Mengambil program dan data (masukan / input)
2. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk
pemrosesan
3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data
yang disimpan
4. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau
hasil pengolahan.
Sistem Pengolahan Data Pada
Komputer
Komponen Dasar Komputer untuk Pengolahan Data
Komponen dasar dari komputer terdiri dari :
1. Hardware
Hardware harus menyediakan 4
fungsi umum :
-
Peralatan input
-
Peralatan Pemrosesan (CPU)
-
Penyimpanan primer dan sekunder
-
Peralatan output
Alat
Input
1. Keyboard
2. Alat penunjuk
Contoh : Mouse, Trackball, Light pen,
touch screen, unit remote control dll.
3. Alat Otomatisasi data sumber
Contoh : Optical Mark Reader (OMR),
Optical Character Reader (OCR), Handprint Reader
4. Alat Pembaca Magnetis
Contoh : MICR (Magnetic Ink Character
Recognition)
5. Alat Input Pengenal Suara
Contoh : Speaker Dependent
System
Contoh : Speaker Dependent System
CPU (Central
Processing Unit ) CPU merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan
mengubah input menjadi output.
CPU terdiri dari CU (Control Unit), ALU (Arithmatic
Logical Unit), Register.
CU : bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem
komputer.
ALU : bertugas melakukan semua
perhitungan aritmatika dan logika yang
terjadi sesuai dengan instruksi program.
Register: ruang tampat penyimpanan instruksi dan data yang
sedang di proses oleh CPU, sedang instruksi-instruksi dan data lainnya yang
menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di memori utama.
Primary Storage
merupakan ruang penyimpanan yang berisi data yang sedang diolah dan
program yaitu berisi suatu daftar instruksi yang mengolah data.
Primary Storage terdiri dari RAM, ROM, Cache Memory
Secondary Storage
merupakan penyimpanan cadangan / tambahan. Contoh : disket, hardisk, magnetic
tape dll.
Alat Output
1. Display Screen / CRT ( Cathode Ray Tube) atau VDT (Video Display Terminal)
2. Alat Pencetak
Contoh : Printer
3. Alat Ouput Suara
Contoh : Speech Output Unit (Audio
Respons Unit)
4. Plotter
Contoh : Flatbed plotter, Drum Plotter
5. Microform
Contoh : Microfilm, Microfiche
2. Software
Software
adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer.
Software terdiri dari software sistem dan software aplikasi.
Software Sistem terdiri dari :
- Sistem operasi
- Program Utility
- Translator
Software Aplikasi terdiri dari :
- Software aplikasi pemrograman sendiri
- Software paket jadi
Pengolahan Data Pada Komputer
Pengolahan data pada komputer meliputi :
1. Pengumpulan data
Sistem pengolahan data dirancang
untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap
tindakan internal perusaahaan
dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.
2. Pengubahan Data
operasi pengubahan data mencakup :
pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian,
perekapitulasian, pembandingan.
3.
Penyimpanan Data
Semua data harus
disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut
disimpan dalam berbagai media penyimpanan, dan file yang disimpan
disebut database.
4. Pembuatan Dokumen
Sistem pengolahan data menghasilkan output
yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok
baik di dalam maupun luar perusahaan.
Manfaat Pengolahan Data
Dengan
digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh
adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia , hal ini karena beberapa
pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer .
Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar,
keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian
otomatis dan pengolahan secara serentak.
Sebagai contoh :
1. Pembuatan faktur
Penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka operator
hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat,
harga sudah ada dalam database dan
perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses program.
2. Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah
dimanfaatkannya pengolahan data komputer, operator hanya menginput banyaknya
jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen ; dan untuk kode pegawai, nama
pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman
dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan program yang
memprosesnya.
Sistem Informasi
Manajemen
Sistem informasi manajemen
(manajement information system atau sering
dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua
tingkatan manajemen.
SIM merupakan kumpulan dari
sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari
besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai
berikut :
1. Sistem informasi akuntansi (accounting
information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran
(marketing information system), menyediakan informasi
untuk penjualan, promosi penjualan,
kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan
lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3. Sistem informasi manajemen persediaan
(inventory management information system).
4. Sistem informasi personalia (personnel
information systems)
5. Sistem informasi distribusi (distribution
information systems)
6. Sistem informasi pembelian (purchasing
information systems)
7. Sistem informasi kekayaan (treasury
information systems)
8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis
information systems)
9. Sistem informasi penelitian dan
pengembangan (research and development information systems)
10. Sistem informasi teknik (engineering information
systems)
Semua sistem-sistem informasi
tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan manajemen, yaitu
manajemen tingkat bawah (lower level management),
managemen tingkat menengah (middle level management)
dan manajemen tingkat atas (top level management).
Top level management dengan executive management dapat
terdiri dari direktur utama (president), direktur
(vise-president) dan eksekutif lainnya di
fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi,
keuangan dan akuntansi. Sedang middle level
management dapat terdiri dari manajer-manajer
devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level
management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan
pengawas.
Top level management disebut juga
dengan strategic level, middle level management dengan
tactical level dan lower management dengan tehcnical level.
INTI
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai
berikut :
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak
a. Perangkat lunak sistem umum
b. Perangkat lunak terapan umum
c. Program aplikasi
3. Database (data yang
tersimpan dalam media penyimpanan komputer)
4. Prosedur
5. Petugas Pengoperasian
Dalam hal penerapan, sebuah
subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:
1. Program untuk melaksanakan
pengolahan komputer
2. Prosedur untuk
membuat terapan menjadi operasional (formulir,
petunjukuntuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya).
Subsistem terapan
dapat diuraikan dalam bentuk fungsi
keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan
sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.
SUBSISTEM FUNGSI KEORGANISASIAN
Fungsi-fungsi keorganisasian agak
terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara
manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat
dipandang
sebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk
setiap fungsi utama
keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda
pada organisasi satu dengan lainnya.
Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk
mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana
subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa
subsistem yang
lebih kecil.
Sistem
Penunjang Keputusan
Sistem pendukung keputusan (Decision Support
System / DSS) pada awalnya diciptakan oleh dua professor di MIT (Anthony Gorry
dan Michael S.Morton) pada tahun 70-an. Menurut mereka DSS harus diarahkan
untuk mendukung manajemen pada masalah-masalah yang semi-structured (semi-terstruktur),
yaitu masalah yang memiliki informasi kurang lengkap sehingga para manajer ragu
dalam mengambil keputusan. DSS akan memberi dukungan atau alternatif
penyelesaian sehingga para manajer dapat menguji alternatif ini untuk memilihi
mana yang terbaik.
Menurut Alter ada enam macam dukungan yang
bisa diberikan oleh DSS, dari yang paling mudah hingga yang cukup rumit,
sebagai berikut:
- Mengambil elemen-elemen
informasi dari
database yang tersedia
- Menganalisis seluruh file laporan dari berbagai
unit kerja dalam organisasi
- Menyiapkan laporan dari
berbagai file, misalnya dari file rugi-laba, file analisis penjualan, dsb.
- Memperkirakan akibat dari suatu
alternatif keputusan,
disini digunakan model matematis, misalnya model pertumbuhan, lalu
beberapa nilai dicoba, dan efek-nya dianalisis, sehingga bisa dipilih yang
terbaik
- Mengusulkan keputusan, user bisa memakai model
matematis, misalnya linear-programming, untuk mencari nilai optimal,
hasilnya bisa diusulkan sebagai satu keputusan yang harus diambil.
- Mengambil keputusan, user bisa memilih model yang
rumit dan hasil analisis-nya bisa diambil sebagai suatu keputusan.
Perlu ditekankan bahwa tujuan dari DSS adalah:
- Membantu manager dalam membuat
keputusan untuk masalah semi-terstruktur
- Mendukung penilaian manager
bukan menggantikannya
- Meningkatkan efektivitas
pengambilan keputusan