Psikology: Computer Based Information System (CBIS)

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer.

A. Database

Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa mengguakan suatu program computer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut, dan merepresentasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudasi) yang tidak perlu, sedangkan konsep dasar dari database kumpulan dari catatan-catatan atau potongan dari pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan struktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya, penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu database dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur database. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional yaitu mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan.

Ketika perusahaan mengadopsi konsep database, hirarki data menjadi:
• database
• file
• catatan
• elamen data

File-file tersendiri dapat tetap ada, mewakili komponen -komponen utama dari database namun organisasi fisik dari data tidak menghambat pemakai. Tersedia berbagai cara untuk mengintegrasikan isi dari file-file yang memiliki hubungan logis.

Struktur Data Base

Integrasi logis file dapat dicapai secara eksplisit atau secara implicit.

• Hubungan eksplisit

inverted index dan link field menetapkan hubungan eksplisit antara data yang terintefrasi secara logis dalam file yang sama. Suatu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan-catatan tersebut dalam suatu hirarki. Ini disebut struktur hirarkis. Dalam struktur seperti ini, setiap catatan pada satu tingkat dapat dihubungkan ke berbagai catatan yang setingkat lebih rendah. Catatan yang memiliki anak disebut parent dan anak catatan itu sisebut children.

• Hubungan implicit

Pada awal 1970-an Edgar f. Codd dan C.J. Date, keduanya dari IBM tetapi bekerja secara terpisah, mengembangkan statu pendekatan untuk menetapkan hubungan antar catatan yang tidak harus dinyatakan secara eksplisit. Link field khusus tidakperlu disertakan dalam catatan. Pendekatan Codd dan Date dinamai struktur relasional, dan menggunakan hubungan implicit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatan data yang telah ada. Keuntungan utama dari struktur relasional bagi CBIS adalah fleksibelitas yang ditawarkanya dalam rancangan dan penggunaan database. Pemakai dan spesialis informasi dibebeskan dari keharusan mengidentifigasi semua informasi yang diperlukan sebelum menciptakan database.

Tipe-tipe Data Base:

a. Operational DataBase

DB menyimpan data detail yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dari entire organization.

b. Analytical DataBase

Menyimpan data dan information extrated dari operational yang diseleksi dan external DB. Meliputi data dan informasi yang banyak dibutuhkan oleh manajer organisasi dan end user.

c. Data WareHouse

Merupakan pusat data sentral yang ditampilkan dan diintegrasikan sehingga dapat digunakan oleh manajer dan user professional untuk macam-macam analisis bisnis, penelitian pasar dan decision support.

d. Distributed DataBase

e. End User DataBase

Data Base terdiri dari variasi data yang dikembangkan oleh end user pada workstation.

f. HyperMedia DataBase

g. External DataBase

Bentuk Data Base:

1. Hierarchical DataBase : Biasa digunakan untuk jaringan komunikasi data yang
berupa hierarchi/tree. Dasar hierarchi Data base berusaha
untuk menggambar realita dalam sebuah organisasi
kebentuk data komputer.

2. Network DataBase : Network DB dibuat karena jaringan komunikasi memiliki topology Mesh, shg membutuhkan bentuk ini. Network Data Base memiliki struktur file yang sama, sehingga file yang satu dapat mengetahui / mendapatkan informasi file yang lain dengan benar.

3. Relational DataBase : Bentuk DB yang paking Fleksibel dan terbuka. Biasanya digunakan pada local saja.

Kriteria DataBase:

1. Struktur filenya memudahkan untuk mengcutkan suatu record dengan record lainnya.
2. Penggabungan file secara menyilang dimungkinkan, sehingga record yang sebelumnya bebas karena biasa digabung dan diproses bersama secara otomatis.

3. File program/datanya bersifat bebas, sehingga memudahkan untuk pemutakhiran dan perawatan DB.

4. Memilih rumusan bersama (common definition) dalam kaitannya dengan definisi data, format record dan berbagai jenis deskripsi lainnya.

5. Memiliki DBMS untuk mengelola data.

6. Kamus Data

7. Memiliki memori akses langsung yang besar untuk memuat data DBMS.

8. Memiliki program dan piranti komunikasi yang canggih, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses data secara serempak.

9. Memiliki teknik-teknik penyalinan (back up), penghidupan kembali (restart) dan perolehan kembali (recovery) yang canggih yang dapat merekrontuksi kembali file-file DB jika ada data yang rusak/hilang.

10. Adanya Query Language.

Manajerial DataBase Meliputi :
1. System Intelegent
Untuk perencanaan strategis, baik dalam substansi jumlahnya maupun sifatnya bagi kegiatan manajemen puncak.
2. Masalah-masalah management khusus
3. Model Manajemen
4. Tugas Kunci system informasi

Perangkat lunak data base
Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implicit disebut system manajemen database( datavase management system ) DBMS. IDS dari General Electric adalaj contoh pertamanya dan kemudian diikuti oleh sejumlah usaha serupa dari pemasok perangkat keras dan perangkat lunak lain. Contoh DBMS yang menggunakan struktur hirarkis adalah IMS (Infirmation Management System) dari IBM dan System 2000 dari Intel.
Menciptakan database
Proses menciptakan database mencakup tiga langkah utama, yaitu;
• Menentukan kebutuhan data, meliputi pendekatan berorientasi proses, pendekatan model perusahaan.
• Menjelaskan data, dengan cara system kamus data, data description language.
• Memasukan data
Pengelola database
Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut pengelola database atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat bidang utama;
• Perencanaan database, mencakup sama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu juga perperan penting dalam memilih DBMS.
• Penerapan database, terdiri dari menciptakan data base yang sesuai dengan DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaaan database.
• Operasi database, mencakup menawarkan program pendidikan kepada pemakai datavase dan menyediakan bantuan saat diperlukan.
• Keamanan database, meliputi pemantauan kegiatan database dengan menggunakan statistic yang disediakan DBMS. Selain itu juga memastikan bahwa data base tetap aman.

B. Pengolahan Data

Data adalah suatu penggambaran fakta , pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin.

Contoh : data berupa angka , karakter, alphabet, simbol, gambar, suara dll

Tujuan dan Fungsi Pengolahan Data

Tujuan Pengolahan Data :

Untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).

Fungsi dasar Pengolahan Data :

1. Mengambil program dan data (masukan / input)

2. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

4. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.

5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

Sistem Pengolahan Data Pada Komputer

Komponen Dasar Komputer untuk Pengolahan Data

Komponen dasar dari komputer terdiri dari :
1. Hardware
Hardware harus menyediakan 4 fungsi umum :
    - Peralatan input
    - Peralatan Pemrosesan (CPU)
    - Penyimpanan primer dan sekunder
    - Peralatan output

Alat Input
1. Keyboard
2. Alat penunjuk
    Contoh : Mouse, Trackball, Light pen, touch screen, unit remote control dll.
3. Alat Otomatisasi data sumber
    Contoh : Optical Mark Reader (OMR), Optical Character Reader (OCR), Handprint Reader
4. Alat Pembaca Magnetis
    Contoh : MICR (Magnetic Ink Character Recognition)
5. Alat Input Pengenal Suara
    Contoh : Speaker Dependent System

Contoh : Speaker Dependent System

CPU (Central Processing Unit ) CPU merupakan unit yang mengendalikan semua unit sistem komputer dan mengubah input menjadi output.

CPU terdiri dari CU (Control Unit), ALU (Arithmatic Logical Unit), Register.
CU : bertugas mengatur dan mengendalikan semua peralatan yang ada pada sistem

komputer.

ALU : bertugas melakukan semua perhitungan aritmatika dan logika yang terjadi sesuai dengan instruksi program.

Register: ruang tampat penyimpanan instruksi dan data yang sedang di proses oleh CPU, sedang instruksi-instruksi dan data lainnya yang menunggu giliran untuk diproses masih disimpan di memori utama.

Primary Storage

merupakan ruang penyimpanan yang berisi data yang sedang diolah dan program yaitu berisi suatu daftar instruksi yang mengolah data.
Primary Storage terdiri dari RAM, ROM, Cache Memory

Secondary Storage
merupakan penyimpanan cadangan / tambahan. Contoh : disket, hardisk, magnetic tape dll.

Alat Output
1. Display Screen / CRT ( Cathode Ray Tube) atau VDT (Video Display Terminal)
2. Alat Pencetak
    Contoh : Printer
3. Alat Ouput Suara
    Contoh : Speech Output Unit (Audio Respons Unit)
4. Plotter
    Contoh : Flatbed plotter, Drum Plotter
5. Microform
    Contoh : Microfilm, Microfiche

2. Software
Software adalah instruksi atau program untuk menjalankan sistem komputer.
Software terdiri dari software sistem dan software aplikasi.

Software Sistem terdiri dari :
- Sistem operasi
- Program Utility
- Translator

Software Aplikasi terdiri dari :
- Software aplikasi pemrograman sendiri
- Software paket jadi

Pengolahan Data Pada Komputer
Pengolahan data pada komputer meliputi :
1. Pengumpulan data
    Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap
    tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.
2. Pengubahan Data
    operasi pengubahan data mencakup : pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian,
    perekapitulasian, pembandingan.

3. Penyimpanan Data

Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan, dan file yang disimpan disebut database.

4. Pembuatan Dokumen

Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan.

Manfaat Pengolahan Data

Dengan digunakannya pengolahan data elektronik, maka manfaat yang dapat diperoleh adalah meminimalkan kebutuhan tenaga manusia , hal ini karena beberapa pekerjaan dilakukan secara otomatis oleh peralatan bantuan seperti komputer . Keuntungan lain adalah kemampuan komputer untuk memproses data lebih besar, keakuratan yang lebih besar, kecepatan yang lebih besar, fasilitas pengendalian otomatis dan pengolahan secara serentak.

Sebagai contoh :

1. Pembuatan faktur Penjualan, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, maka operator hanya memasukkan jumlah barang yang dipesan, karena nama pelanggan, alamat, harga sudah ada dalam database dan perhitungan total sudah kita dapatkan dari hasil proses program.

2. Perhitungan upah dan gaji, dengan sudah dimanfaatkannya pengolahan data komputer, operator hanya menginput banyaknya jam kerja, lembur, bonus atau komisi, hari absen ; dan untuk kode pegawai, nama pegawai, gaji pokok, informasi perhitungan pajak pendapatan, neraca pinjaman dan informasi kumulatif lainnya sudah ada pada database dan program yang memprosesnya.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :

1. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

2. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).

4. Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

8. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)

9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems)

10. Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management).

Top level management dengan executive management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.

Top level management disebut juga dengan strategic level, middle level management dengan tactical level dan lower management dengan tehcnical level.

INTI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik sebagai berikut :
1. Perangkat keras komputer
2. Perangkat lunak

a. Perangkat lunak sistem umum

b. Perangkat lunak terapan umum

c. Program aplikasi

3. Database (data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer)

4. Prosedur

5. Petugas Pengoperasian

Dalam hal penerapan, sebuah subsistem terapan yang lengkap terdiri dari:

1. Program untuk melaksanakan pengolahan komputer

2. Prosedur untuk membuat terapan menjadi operasional (formulir, petunjukuntuk operator, petunjuk untuk pemakai, dan seterusnya).

Subsistem terapan dapat diuraikan dalam bentuk fungsi keorganisasian yang mendukung (pemasaran, produksi, dan sebagainya) atau dalam bentuk jenis kegiatan yang tengah dilaksanakan.

SUBSISTEM FUNGSI KEORGANISASIAN

Fungsi-fungsi keorganisasian agak terpisah dalam hal kegiatan dan ditentukan secara
manajerial sebagai tanggung jawab sendiri-sendiri. Karena itu sebuah SIM dapat dipandang
sebagai sebuah gabungan sistem-sistem informasi, sebuah sistem untuk setiap fungsi utama
keorganisasian. Subsistem-subsistem akan berbeda pada organisasi satu dengan lainnya.
Tetapi gagasan dasarnya tetap sama untuk mengenali fungsi-fungsi pokok atas mana
subsistem dapat dirancang. Subsistem ini dapat pula dibagi menjadi beberapa subsistem yang
lebih kecil.

Sistem Penunjang Keputusan

Sistem pendukung keputusan (Decision Support System / DSS) pada awalnya diciptakan oleh dua professor di MIT (Anthony Gorry dan Michael S.Morton) pada tahun 70-an. Menurut mereka DSS harus diarahkan untuk mendukung manajemen pada masalah-masalah yang semi-structured (semi-terstruktur), yaitu masalah yang memiliki informasi kurang lengkap sehingga para manajer ragu dalam mengambil keputusan. DSS akan memberi dukungan atau alternatif penyelesaian sehingga para manajer dapat menguji alternatif ini untuk memilihi mana yang terbaik.

Menurut Alter ada enam macam dukungan yang bisa diberikan oleh DSS, dari yang paling mudah hingga yang cukup rumit, sebagai berikut:

Mengambil elemen-elemen informasi dari database yang tersedia
Menganalisis seluruh file laporan dari berbagai unit kerja dalam organisasi
Menyiapkan laporan dari berbagai file, misalnya dari file rugi-laba, file analisis penjualan, dsb.
Memperkirakan akibat dari suatu alternatif keputusan, disini digunakan model matematis, misalnya model pertumbuhan, lalu beberapa nilai dicoba, dan efek-nya dianalisis, sehingga bisa dipilih yang terbaik
Mengusulkan keputusan, user bisa memakai model matematis, misalnya linear-programming, untuk mencari nilai optimal, hasilnya bisa diusulkan sebagai satu keputusan yang harus diambil.
Mengambil keputusan, user bisa memilih model yang rumit dan hasil analisis-nya bisa diambil sebagai suatu keputusan.